ANALISTA ADMINISTRATIVO JÚNIOR

Descrição da vaga

Descrição

Executar as rotinas administrativas e de apoio operacional da Controladoria de Lastro, garantindo que documentos, cadastros e controles da área estejam organizados, atualizados e corretos. A pessoa nessa posição também será responsável por conferir e registrar em sistema os documentos que comprovam as operações, como notas fiscais, comprovantes de entrega e demais documentos de suporte, contribuindo diretamente para a segurança, a agilidade e a confiabilidade das operações.

Responsabilidades e atribuições

Receber, triar e distribuir documentos e solicitações que chegam à área por e-mail ou sistema, garantindo que cada demanda seja direcionada corretamente e tratada dentro do prazo.

Organizar, digitalizar e arquivar documentos, mantendo pastas e repositórios padronizados, nomeados corretamente e de fácil consulta pelo time.

Realizar cadastros e atualizações de dados de cedentes, sacados e operações em sistemas internos e CRM, zelando pela integridade e pela atualização das informações.

Controlar pendências documentais, acompanhando o que falta em cada operação e cobrando o envio de documentos por telefone e e-mail até a regularização.

Realizar contatos telefônicos com sacados, cedentes e transportadoras para confirmar operações, solicitar documentos e esclarecer dúvidas, mantendo uma comunicação cordial e profissional.

Enviar e responder e-mails de rotina da área, registrando o histórico de comunicação para que qualquer pessoa do time consiga acompanhar o andamento de cada caso.

Alimentar e atualizar planilhas e controles em Excel, como listas de pendências, status de documentos e volumes processados.

Apoiar na extração e organização de dados para relatórios simples da área, contribuindo para o acompanhamento de indicadores e volumes.

Apoiar o time em auditorias internas e externas, separando, organizando e disponibilizando os documentos solicitados.

Seguir os checklists e procedimentos operacionais da área e sugerir melhorias quando identificar oportunidades de tornar a rotina mais simples ou segura.

Executar com autonomia as rotinas diárias, apoiando o time em demandas pontuais e respeitando prazos e fluxos estabelecidos.

Conferir notas fiscais e documentos de lastro das operações, verificando dados como emitente, sacado, valores, datas e chaves de acesso.

Consultar notas fiscais e eventos, como cancelamentos e cartas de correção, nos portais oficiais.

Acompanhar o rastreio de entregas nos portais das transportadoras e registrar o status das notas em sistema ou planilha de controle.

Identificar e sinalizar inconsistências e divergências documentais ao time responsável pela análise, de forma clara e no tempo certo.

Requisitos e qualificações

Ensino superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas afins.

Experiência de pelo menos 6 meses em rotinas administrativas, operacionais ou de backoffice.

Experiência anterior com sistemas e CRM, incluindo cadastro, consulta e atualização de informações.

Experiência com conferência e organização de notas fiscais e documentos.

Experiência com contato telefônico com clientes, fornecedores ou parceiros.

Excel básico.

Competências comportamentais
Organização e disciplina para lidar com rotinas e grande volume de documentos.

Atenção aos detalhes e cuidado na conferência de informações, evitando retrabalho e erros.

Agilidade na execução das tarefas, sem abrir mão da qualidade.

Facilidade de aprendizado e abertura para novos sistemas, ferramentas e processos.

Comunicação clara e cordial ao telefone e por e-mail.

Senso de responsabilidade com prazos e com o acompanhamento de pendências até a conclusão.

Postura colaborativa e disposição para apoiar o time no dia a dia.

Informações da vaga

Modalidade de trabalho: On-Site