Secretária Executiva

Descrição da vaga

Somos uma empresa brasileira especializada na fabricação de painéis de MDF e compensado. Iniciamos nossa jornada em 1984 e, ao longo dos anos, expandimos nossas operações, contando agora com três fábricas estrategicamente localizadas no sul do país: Caçador/SC, Santa Cecília/SC e Palmas/PR. Temos orgulho de desempenhar um importante papel no desenvolvimento industrial da região, proporcionando produtos de alta qualidade com certificações internacionais que atendem aos mais exigentes mercados. Nosso compromisso com o desenvolvimento responsável e sustentável é uma parte fundamental do nosso DNA.

Responsabilidades e atribuições

Organizar e controlar a agenda da diretoria, incluindo compromissos, reuniões, viagens e eventos. 

Gerenciar a comunicação interna e externa, incluindo e-mails, telefone e correspondências, atuando como ponto focal para contato com a diretoria. 

Elaborar e revisar documentos como relatórios, atas, cartas, memorandos, apresentações e outros materiais necessários para a diretoria.

Coletar, organizar, analisar e distribuir informações relevantes para a diretoria, utilizando ferramentas como planilhas, bancos de dados e sistemas de gestão. 

Auxiliar a diretoria em reuniões, preparando materiais, registrando atas e acompanhando o andamento das discussões. 

Facilitar a comunicação e interação das equipes administrativas e produtivas com a Diretoria, de forma objetiva e imparcial. 

Atuar como ponto de contato entre a diretoria e outros departamentos da empresa, facilitando a comunicação e o fluxo de informações.

Prestar suporte administrativo geral à diretoria, como controle de arquivos, organização de materiais, gestão de estoque e apoio em tarefas diversas. 

Reportar para Diretoria informações relacionadas à reuniões, eventos, bem como, manter e comunicar o planejamento e organização da agenda de compromissos. 

Fazer a gestão de assinaturas dos contratos de todas as áreas na plataforma D4Sign. 

Planejar e organizar eventos externos, viagens e compromissos da diretoria, cuidando de todos os detalhes, como reservas, transporte, hospedagem e documentação. 

Planejar e organizar eventos internos, jantares e festas em geral, em ocasiões especiais, além de recepcionar visitantes. 

Recepcionar visitantes e clientes da diretoria, fornecendo informações e direcionando-os adequadamente. 

Organizar brindes/presentes à fornecedores, clientes e amigos ligados diretamente a Diretoria, tanto em datas comemorativas quanto em visitas agendadas. 

Planejar, organizar e assessorar funcionários nas viagens nacionais e internacionais, realizando cotações, compras de passagens aéreas, reservas de hotel, reservas de carros próprios e terceirizados, cadastro em feiras nacionais e internacionais, bem como apoiar remotamente quando necessário. 

Assegurar a organização e manutenção do ambiente de trabalho da diretoria, garantindo que tudo esteja em ordem para o bom funcionamento das atividades. 

Acompanhar a elaboração do orçamento de gastos gerais e de investimentos da sua área. Zelar pela limpeza e organização dos diversos setores, como: escritórios e acessos comuns como: salas de reuniões, cozinha, pátios adm. e banheiros. 

Orientar e acompanhar as equipes da copa, cozinha, zeladoria da área administrativa central. 

Coordenar e acompanhar os serviços de jardinagem em todo pátio adm. (área de convivência interna e externa). 

Acompanhar a manutenção, limpeza e jardinagem no aeroporto e hangar. 

Controlar as compras para cozinha, banheiros e jardinagem. 

Acompanhar o controle de documentos pessoais da direção, renovações de passaporte, vistos, habilitação e manutenção de veículos. 

Apoiar os Diretores em agendamentos de consultas, controle de medicamentos, acompanhamento de cardápios nutricionais, bem como, solicitar compra para os lanches semanais. 

Receber e enviar para pagamento, despesas pessoais da diretoria quando necessário.

Administrar o controle dos carros internos (manutenção, abastecimento, agendamento das viagens e etc). 

Auxiliar a área de ASG nos processos de doações e patrocínios, recebendo solicitações e participando das aprovações. 

Zelar pelo cumprimento das políticas e normas da empresa, bem como regulamentos da segurança do trabalho. Executar outras atividades correlatas e inerentes à função, conforme necessidade da área.

Requisitos e qualificações








Ensino Superior
Completo;

Experiência de 3 anos na função ou similar. 

Informações adicionais

Vale transporte; 

Plano odontológico; 

Wellhub; 

Vale alimentação por dia útil; 

Seguro de Vida; 

Cartão convênios/ farmácia; 

Unimed Nacional; 

PLR (Participação nos lucros ou resultados); 

Auxílio educação conforme política.

Desde o início, a Guararapes é a prova viva do poder da visão, da determinação e do comprometimento. São 41 anos impulsionados pela paixão, pela excelência e pelo desejo de fazer a diferença. Começamos nossa jornada em 1984, com a produção de compensados e, ao longo dos anos, expandimos nossas operações para a fabricação de painéis de MDF.

Hoje somos uma das maiores indústrias de painéis de MDF e compensados do Brasil, com unidades fabris localizadas em Caçador/ SC (MDF), Palmas/PR (Compensados) e Santa Cecília/ SC (Compensados), além dos escritórios e showrooms em Curitiba (PR) e São Paulo (SP).

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