Governanta Executiva

Descrição da vaga

Você é um(a) profissional dinâmico(a), focado(a) em resultados e com vontade de transformar a mobilidade no Brasil?

A Smart Travel, especialista em ecossistemas digitais do Grupo Guanabara, está em busca de talentos para acelerar nossa evolução. Unimos a precisão do setor aéreo à força do transporte rodoviário para criar soluções de ponta que conectam pessoas e empresas.

Aqui, sua atuação é motor de eficiência, inteligência e inovação.

O desafio:

Buscamos uma pessoa Governanta Executiva que combine o atendimento de hospitalidade de padrão elevado aos acionistas e à diretoria com a rotina operacional completa de Facilities do escritório. A atuação será refinada, discreta e com com alta atenção á detalhes para equilibrar o atendimento aos acionistas, e, ao mesmo tempo, acompanhar e realizar todas as frentes de Facilities (limpeza e copa, jardinagem, manutenção, estacionamento, acessos, compras e acompanhamento de contratos), assegurando um ambiente de trabalho funcional, seguro e adequado ao padrão da empresa.

Responsabilidades e atribuições

Atendimento aos Acionistas (hospitalidade executiva)

Copa executiva e atendimento aos acionistas: servir café, água e demais itens de copa em reuniões com acionistas e diretoria, com padrão de hospitalidade, incluindo o período das 16h às 19h, quando a copeira da equipe regular já encerrou o expediente.

Preparo e organização das salas de reunião: deixar as salas prontas antes de encontros com acionistas e diretores, e organizar louças e ambientes logo após o término, evitando que fiquem pendências para o dia seguinte.

Recepção diferenciada: acolher acionistas e visitantes de alto escalão com cordialidade, postura e atenção aos detalhes, acompanhando-os até as salas e oferecendo o suporte necessário durante a visita.

Apoio administrativo aos acionistas: auxiliar em pequenas tarefas administrativas relacionadas ao atendimento desse público, como organização de agenda de salas, solicitações pontuais e pequenas compras ligadas à recepção (welcome kit, itens de copa diferenciados, catering pontual).

Zelo pelos ambientes executivos: manter o padrão estético e a organização das áreas frequentadas por acionistas e diretoria (sala de reunião executiva, copa reservada a esse público), sinalizando necessidades de manutenção ou reposição.

Apoio em eventos internos de maior formalidade: dar suporte em reuniões de conselho, visitas estratégicas e outros eventos que exijam atendimento mais refinado.

Facilites (rotina operacional do escritório)

Limpeza e copa geral: acompanhar no dia a dia os contratos de copeira e faxineira, sinalizar ajustes de equipe e horários conforme a demanda, e zelar pela qualidade das rotinas de limpeza leve e pesada.

Jardinagem e paisagismo: acompanhar o fornecedor responsável pelo paisagismo, manutenção das plantas e padrão visual das áreas verdes.

Manutenção e obras: manter contato com o fornecedor de manutenção e obras, abrir e acompanhar chamados, e zelar para que toda nova demanda siga o padrão estético e arquitetônico definido para o escritório, em alinhamento com o time de arquitetura/design.

Estacionamento: acompanhar a ocupação das vagas disponíveis, ajudar a garantir disponibilidade adequada e apoiar o planejamento de capacidade considerando a expansão do escritório para novos andares.

Acessos: realizar liberações de portaria, estacionamento e acesso ao escritório, incluindo cadastro facial e emissão de tags de acesso.

Compras e suprimentos: realizar compras mensais recorrentes de materiais de escritório, itens de copa e de mercado, além de compras pontuais de itens para salas de reunião (TVs, quadros, mobiliário), acompanhando estoque e fornecedores.

Acompanhamento de contratos: acompanhar o cumprimento dos contratos de fornecedores de Facilities, sinalizar desvios de SLA e apoiar nos prazos de renovação.

Atendimento a demandas do dia a dia: identificar e apoiar a resolução ágil de situações que impactem diretoria, acionistas ou colaboradores (ex.: falhas de limpeza antes de reuniões, problemas estruturais, indisponibilidade de vagas), acionando os fornecedores adequados e mantendo o gestor informado.

Planejamento preventivo: ajudar a antecipar necessidades de manutenção, compras e expansão de infraestrutura, reduzindo a atuação reativa a problemas.

Requisitos e qualificações

Ensino médio completo;

Experiência prévia em hotelaria (preferencialmente em rede hoteleira de padrão elevado), governança, mordomia executiva ou funções correlatas de atendimento refinado;

Vivência em atendimento a públicos de alto escalão (executivos, diretores, hóspedes ou clientes VIP) com discrição e sigilo;

Experiência em facilities, serviços gerais, administração predial ou áreas correlatas é desejável, para dar conta da rotina operacional do escritório;

Disponibilidade para o horário de 10h às 19h, de segunda a sexta;

Noções de rotina administrativa básica (organização de agenda, pequenas compras, controle de estoque) são um diferencial;

Boa apresentação pessoal e comunicação, alinhadas ao padrão de atendimento esperado pelos acionistas;

Familiaridade com uso de sistemas, planilhas e e-mail.

Desejáveis:

Refinamento, etiqueta e cuidado com os detalhes no atendimento aos acionistas;

Capacidade de antecipar necessidades, característica central do atendimento em hotelaria de alto padrão;

Organização para equilibrar a rotina de atendimento executivo com o acompanhamento das diversas frentes de Facilities;

Proatividade e senso de urgência para lidar com demandas do dia a dia.

Informações adicionais

Pensando no seu bem-estar, oferecemos:

Envio de equipamentos;

Vale Refeição em cartão flexível;

Vale Transporte;

Seguro de Vida;

Assistência Médica com coparticipação (SulAmérica);

Acesso ao ecossistema da TotaPass (totalmind, totalfitness e totalnutri);

Day Off no mês de aniversário;

Gratuidade nas passagens do Grupo Guanabara;

Reembolso creche;

Reconhecimento por resultado (PLR).

Além disso, pensando na sua experiência, contamos com:

Ambiente colaborativo e orientado por dados;

Aprendizado contínuo e desafios reais de negócio;

No dress code; 

1 dia remoto na semana.

A SmartTravel surgiu da vontade de um grupo que desenvolve soluções para transporte aéreo em trazer as mesmas inovações para o mercado de transporte rodoviário.

Em 2018 o grupo, que consiste em uma associação de empresas especialistas na mercado aéreo, líderes de softwares dedicados unicamente a transportes e especialistas do setor rodoviário, iniciou o desenvolvimento da plataforma SmartBus, sistema de gestão de passageiros rodoviários e a SmartFix, sistema de entretenimento a bordo, incorporando vários módulos, aplicativos e ferramentas até então não utilizadas no setor rodoviário.

Num mundo em transformações digitais a SmartTravel está atenta a estas mudanças, mantendo participação em vários eventos nacionais de transporte e tecnologia. Ter uma plataforma de nuvem e com o estado da arte em tecnologia permite a flexibilidade necessária para seus clientes poderem se adaptar a estas mudanças e avançarem competitivamente em seus negócios.

Agilidade, flexibilidade, inovação e sintonia com os desejos e necessidades dos clientes são as marcas da Smart Travel.