Assistente Administrativo

Descrição da vaga

Empresa do ramo de óleo e gás.

Responsabilidades e atribuições

Apoiar gestores, públicos internos e externos e visitantes nas rotinas administrativas e na logística de visitas; agendar reuniões, preparar materiais, elaborar atas e acompanhar os encaminhamentos;

Elaborar, enviar, receber, protocolar e organizar cartas, ofícios e demais documentos; manter arquivos e controles atualizados e preparar relatórios administrativos diários, semanais, mensais e anuais



Controlar o estoque e apoiar a compra de materiais de escritório; emitir requisições no SAP e acompanhar diariamente o andamento das requisições de compra das áreas atendidas, cobrando os responsáveis pelas etapas e pendências;

Emitir pedidos diretos de materiais e serviços para as áreas atendidas, conforme aprovações internas; preencher e encaminhar solicitações de cadastro de pedidos e contratos e acompanhar sua conclusão;

Preparar e acompanhar o processamento administrativo das faturas de fornecedores de materiais e serviços das áreas atendidas, verificar notas fiscais com pagamento em atraso e apurar pendências com as áreas responsáveis e retornar aos fornecedores;

Registrar notas fiscais de materiais e realizar o registro de entrada de mercadoria no SAP (MIGO), conforme documentação validada e acessos autorizados, postar boletins de medição (BMs) e notas fiscais no Pipefy para fornecedores que não realizam a postagem no portal;

Organização de documentos e preparação de prestações de contas de fundo fixo, mantendo comprovantes e controles atualizado;

Organizar e encaminhar notas fiscais e demais documentos ao departamento tributário e apoiar a solicitação de notas fiscais necessárias à programação de embarque para a plataforma, em conjunto com as áreas responsáveis;

Apoiar a contratação e o acompanhamento administrativo de serviços locais; 

Acompanhar pequenos serviços e rotinas de manutenção da base administrativa;

Manter controles de documentos, requisições, pedidos, fornecedores e pendências; acompanhar responsáveis e prazos e sinalizar à gestão os desvios que necessitem de decisão ou aprovação.

Requisitos e qualificações

Ensino Médio completo;

Experiência em rotinas administrativas, organização documental, atendimento a fornecedores e apoio a compras, controle de notas fiscais ou prestação de contas;

Excel intermediário.

Informações adicionais

Alimentação

Vale Refeição / Alimentação

Benefícios Anuais

Cartão Aniversário

Cesta de Natal

Auxílio Creche, Escola ou Babá

PLR

Saúde, Futuro e Bem-Estar

Plano de Saúde e Odontológico

Previdência Privada

Wellhub ou TotalPass

Seguro de Vida

Vale Transporte