Assistente de Operações Administrativa

Descrição da vaga

Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes. 

Responsabilidades e atribuições

1. Infraestrutura, Abertura e Facilities

Realizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos.

Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura.

Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade.

Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades.
2. Recepção, Atendimento e Fluxo

Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas.

Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço.

Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas.

Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras.
3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice)

Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis.

Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade.

Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega.

Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes.

Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas.

Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados.

Requisitos e qualificações

Ensino Médio Completo;

Experiência em rotinas administrativas.

Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço.

Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento.

Conhecimento intermediário em Excel.

Conhecimento do Pacote Office.

Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas.

Boa comunicação verbal e escrita.

Desejável:

Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.



Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados;

Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos;

Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio);

Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários;

Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares;

Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX.

Diferencial:

Experiência em Facilities;

Experiência com sistemas ERP;

Experiência com gestão de contratos e fornecedores;

Experiência em ambiente corporativo;

Conhecimento em processos financeiros administrativos.

Informações adicionais


Modelo de trabalho: Presencial.

Modelo de contratação: CLT.