Secretária Executiva Pessoal e Administrativa

Descrição da vaga

Buscamos uma pessoa extremamente organizada, ágil e antecipatória, que atue como braço direito da liderança na gestão da rotina profissional, pessoal e administrativa. Alguém que tenha senso de prioridade, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhar múltiplas demandas ao mesmo tempo, garantindo que compromissos, viagens, solicitações e pendências estejam sempre sob controle.


É essencial ter um perfil resolutivo e de confiança, que não espere ser cobrado para agir, antecipe riscos e necessidades e mantenha a liderança informada sobre o andamento das demandas. Procuramos também alguém com discrição, maturidade, flexibilidade e jogo de cintura para lidar com mudanças de última hora e uma rotina dinâmica e de alta exigência.




Responsabilidades e atribuições

Agenda e compromissos



Organizar, atualizar e controlar agenda profissional e pessoal, com visibilidade total de compromissos do dia, da semana e das semanas seguintes


Marcar, confirmar, reagendar e cancelar reuniões, consultas, viagens e compromissos pessoais, sem margem para erro de data, horário, endereço, link ou fuso


Verificar conflitos de agenda e calcular tempo de deslocamento


Enviar diariamente a agenda do dia seguinte, com tudo o que exige preparação prévia


Confirmar presença própria e de participantes; entrar antecipadamente em reuniões online para checar acesso e funcionamento



Viagens e compromissos pessoais



Organizar viagens nacionais e internacionais: passagens, hospedagem, traslados, motoristas, documentos e roteiro completo


Conferir documentação de viagem (passaporte, vistos, autorizações) com antecedência


Agendar compromissos pessoais (cabelo, maquiagem, consultas, exames) e antecipar necessidades de preparação (roupa, presente, motorista, materiais)


Organizar reservas, compras, presentes e envios (transportadora, Correios, motoboy), acompanhando até a confirmação de recebimento



Gestão administrativa e de solicitações



Centralizar solicitações recebidas por WhatsApp, e-mail e equipe, direcionando corretamente


Manter controle atualizado de cada solicitação: data, prazo, status e próximo passo


Reportar proativamente o andamento das demandas, sem necessidade de cobrança repetida


Controlar documentos, comprovantes, notas fiscais e reembolsos


Manter arquivos, pastas e informações organizados com segurança e discrição


Enviar resumos objetivos de atividades concluídas, pendências e assuntos que exigem atenção da liderança

Requisitos e qualificações

Perfil desejado:



Extremamente organizada, com atenção absoluta a detalhes;


Proatividade e visão antecipatória: identifica riscos de atraso ou conflito antes que aconteçam;


Agilidade para administrar alto volume de pessoas, mensagens e compromissos simultâneos;


Discrição e confiabilidade no trato com informações pessoais, profissionais e estratégicas;


Postura profissional e comunicação clara;


Flexibilidade para mudanças de última hora e disponibilidade fora do horário tradicional quando necessário;


Maturidade emocional e resiliência para atuar em ritmo intenso, com feedbacks diretos e alto padrão de exigência;



Requisitos:



Experiência prévia como secretária executiva, assistente pessoal ou função administrativa de alta confidencialidade;


Domínio de ferramentas de agenda, organização e comunicação (Google Workspace, WhatsApp Business, planilhas);


Disponibilidade para viagens e rotina com flexibilidade de horário;

Informações adicionais

Regime de contratação: Pessoa Jurídica (PJ);

Remuneração: Entre R$4.000,00 e R$5.000,00

A MoveOn Consulting é uma consultoria boutique de RH e People Strategy que apoia empresas de forma personalizada, considerando o nível de maturidade, os desafios e os objetivos do negócio.

Atuamos de forma integrada em quatro frentes principais: estruturação e suporte estratégico de RH (RH as a Service), programas de desenvolvimento e formação de lideranças, implantação e uso estratégico da plataforma Gupy e recrutamento e seleção para posições-chave.

Nosso trabalho vai além da execução. Atuamos como parceiros estratégicos das lideranças, ajudando empresas a estruturar pessoas, processos e decisões de forma consistente, com soluções sob medida para cada contexto.