Assistente da Gerência

Descrição da vaga

Prestar suporte administrativo, operacional e de
organização da informação à Gerência de Regionais, contribuindo para a gestão
das 16 Regionais, o acompanhamento de projetos, reuniões, indicadores e planos
de ação, assegurando a qualidade e a fluidez dos processos e das informações,
em apoio à tomada de decisão e à geração de valor para os supermercados
associados.







Responsabilidades e atribuições

Suporte
à Gerência: organizar e acompanhar a agenda da Gerente de Regionais,
apoiando a priorização de compromissos, reuniões e demandas
administrativas.

Organização
de reuniões: preparar pautas, apresentações, documentos e materiais de
apoio para reuniões internas e externas, providenciando os recursos
necessários.

Elaboração
de atas com apoio de IA: utilizar ferramentas de inteligência artificial
autorizadas pela APAS para apoiar a elaboração de atas, sínteses e
registros de reuniões, organizando os principais temas, decisões,
compromissos, responsáveis e prazos, com revisão e validação humana antes
da circulação.

Registro
no CRM: registrar e atualizar no CRM as decisões, os compromissos, os
encaminhamentos e os planos de ação definidos nas reuniões da Gerência,
garantindo informações completas, organizadas e rastreáveis.

Acompanhamento
de planos de ação: monitorar prazos e pendências relacionados às decisões
e iniciativas da Gerência, sinalizando atrasos, necessidades de
encaminhamento e pontos de atenção.

Consolidação
de informações das Regionais: apoiar a coleta, organização e consolidação
de dados, relatórios e informações encaminhadas pelos Coordenadores e
pelas equipes regionais.

Apoio
a indicadores: auxiliar na atualização e organização dos indicadores de
desempenho das Regionais, preparando informações para análises e reuniões
gerenciais.

Apoio
a projetos e iniciativas: acompanhar administrativamente projetos,
campanhas e ações conduzidas pela Gerência, apoiando cronogramas,
documentos, comunicações e controles.

Integração
com as equipes: facilitar o fluxo de informações entre a Gerência, os
Coordenadores de Regionais e as áreas internas da APAS, apoiando os
encaminhamentos e o acompanhamento das demandas.

Suporte
a eventos e reuniões: apoiar a organização de reuniões gerenciais,
encontros, eventos e demais iniciativas relacionadas à atuação das
Regionais, incluindo logística, convites, materiais e registros.

Gestão
documental: organizar e manter atualizados arquivos, apresentações, atas,
relatórios e demais documentos da Gerência, assegurando facilidade de
consulta e controle das versões.

Rotinas
administrativas: executar atividades administrativas relacionadas à área,
incluindo controles, solicitações internas, organização de documentos e
apoio à prestação de contas, conforme os procedimentos da APAS.

Viagens
e logística: apoiar o planejamento de viagens, deslocamentos e
compromissos da Gerência, observando as políticas e os procedimentos
internos.

Melhoria
contínua: identificar oportunidades de melhoria nas rotinas
administrativas, nos controles e no fluxo de informações, contribuindo
para a eficiência da área.

Confidencialidade
e segurança da informação: zelar pela integridade e confidencialidade das
informações, utilizando sistemas e ferramentas de IA conforme as políticas
de privacidade, segurança e uso de dados da APAS.









Requisitos e qualificações





Rotinas
administrativas e organização de agendas.


Organização
de reuniões, atas, documentos e apresentações.


Pacote
Office ou ferramentas corporativas equivalentes.


Noções
de CRM e atualização de informações gerenciais.


Noções
de controles, indicadores e acompanhamento de planos de ação.


Familiaridade
com ferramentas de inteligência artificial aplicadas à produtividade,
elaboração de atas e organização de informações.



Escolaridade

- Ensino superior completo ou em andamento em
Administração, Gestão Empresarial, Comunicação, Marketing ou áreas correlatas,
conforme definição do RH.

Experiência


- Experiência em atividades administrativas, suporte a
gestores, organização de reuniões ou acompanhamento de demandas e projetos.



Habilidades e competências




Organização
e planejamento.


Atenção
aos detalhes e qualidade dos registros.


Comunicação
oral e escrita.


Capacidade
de acompanhamento de prazos e pendências.


Discrição
e responsabilidade no tratamento de informações.


Proatividade
e capacidade de antecipar necessidades.


Relacionamento
interpessoal e colaboração.


Facilidade
de adaptação a sistemas e ferramentas digitais.




Treinamentos específicos




CRM
utilizado pela APAS.


Ferramentas
de IA aprovadas pela APAS e diretrizes de uso responsável.


Políticas
internas, segurança da informação e proteção de dados.


Procedimentos
administrativos e sistemas corporativos.









Informações adicionais

Assistência médica para o colaborador

Participação no resultado, atrelado às suas metas.

Vale refeição

Vale Alimentação

Vale transporte ou estacionamento

Gympass

Quick Massagem

Auxílio creche, para filhos até 4 anos e 11 meses

Day off no aniversário

Assistência odontológica, com custo para o colaborador

Seguro de Vida

A APAS (Associação Paulista de Supermercados) é uma entidade que representa o setor supermercadista no Estado de São Paulo, valorizando e representando setorialmente os seus associados há mais de 50 anos.

Nosso prédio possui amplo espaço com: estacionamento próprio, salas de reuniões, sala de descanso, jardim, refeitório, auditório e completa infraestrutura com a mais alta tecnologia para realização de eventos e atividades comemorativas.

Além da sede própria, a APAS possui 16 Regionais e Distritais, escritórios que atuam como ponto de apoio para identificar as necessidades de seus associados e oferecer serviços como consultorias, encontros e qualificação técnica com uma programação rica e cheia de novidades ao longo de cada ano.

Ao trabalhar na APAS, você terá a oportunidade de participar da APAS Show, a maior feira supermercadista do mundo e o maior evento de bebidas e alimentos das Américas, além dos eventos regionais como a APAS Experience!

 

Vagas na APAS

As vagas de trabalho disponíveis na página de trabalho da APAS são destinadas a diversas posições e cargos para todo Estado de São Paulo. A plataforma Gupy permite que os candidatos busquem vagas de acordo com sua localização, experiência e, claro, interesse.

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