Assistente Administrativo - Setor de Pós-Graduação

Descrição da vaga

Candidate-se rapidamente pelo email: [email protected]
Nível: Assistente
Escolaridade: Ensino médio - Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: 44 horas semanais.

Responsabilidades da posição:
Realizar atendimento a alunos, candidatos, professores, coordenadores e demais públicos, presencialmente e por WhatsApp, e-mail, telefone e Microsoft Teams;

Orientar sobre cursos, matrículas, procedimentos acadêmicos e administrativos, realizando o encaminhamento das demandas aos setores responsáveis;

Realizar e acompanhar matrículas de cursos de pós-graduação, especializações e cursos livres, incluindo orientações, negociações e efetivação dos processos;

Emitir e enviar boletos, cadastrar bolsas e descontos e realizar as atualizações necessárias;

Solicitar, conferir, registrar e atualizar documentos de matrícula, bem como emitir, enviar e acompanhar contratos;

Manter atualizados os registros acadêmicos e realizar controles no sistema TOTVS RM;

Realizar cadastro de cursos, turmas e disciplinas, além da parametrização e vinculação de professores;

Apoiar professores e coordenadores quanto ao uso do LXP, Microsoft Teams, lançamento de notas, cronogramas e demais procedimentos acadêmicos;

Criar e administrar grupos de WhatsApp para comunicação com alunos e professores;

Emitir certificados de cursos de curta duração e oficinas, além de elaborar declarações para alunos e professores;

Solicitar à Secretaria Acadêmica certificados, históricos e declarações relacionados à pós-graduação;

Apoiar a organização das atividades presenciais dos cursos, incluindo salas, coffee breaks, materiais e demais demandas operacionais;

Encaminhar solicitações de pagamento de professores, hospedagens, reembolsos e demais processos aos setores responsáveis;

Realizar solicitações de materiais e pedidos de compra necessários ao funcionamento dos cursos e do setor;

Controlar carteirinhas de acesso à catraca, incluindo cadastros, emissão, entrega, boletos e multas;

Realizar o controle do seguro estudantil, incluindo cadastros, organização de informações e encaminhamento das solicitações necessárias.

Requisitos obrigatórios para a posição:
Ensino médio completo;

Experiência anterior em atividades administrativas e/ou atendimento ao público;

Conhecimento básico/intermediário do Pacote Office, especialmente Word e Excel;

Boa comunicação oral e escrita;

Organização e atenção aos detalhes;

Facilidade para utilização de sistemas e ferramentas digitais;

Capacidade para lidar com diferentes demandas simultaneamente e cumprir prazos.